Winnaars hebben een plan, verliezers een excuus!

Het belang van designs

De afgelopen jaren verandert de ICT snel. De voorkant van de ICT wordt eenvoudiger voor de eindgebruiker, echter de achterliggende ICT wordt op onderdelen ingewikkelder. Een belangrijk uitgangspunt is het gebruikersgemak. De eindgebruiker moet zijn of haar dagelijkse werkzaamheden uitvoeren zonder vrijheidsbeperkingen. Vrijheid van denken (user experience) is essentieel. Voor de ICT afdeling is het van belang dat er overzicht wordt gecreëerd en blijft. Dat ICT-afdelingen over een half jaar ook nog weten waarom dat iets op een bepaalde manier is ingericht. De ervaring leert immers dat het snel vergeten is omdat alles goed werkt. De vraag rijst?  Is de ICT afdeling of uw  organisatie/bedrijf in control als het gaat om applicaties? Weet u precies welke applicaties er binnen uw bedrijf aanwezig zijn?

Graag geef ik, George de Vries, Architect bij ICT Partners een overview over voornamelijk applicatie designs, applicatie landschap en high level overview applicaties. Tevens kan onderstaande ook  toegepast worden voor business designs en workspace designs.

Applicatie designs

ICT heeft zich in de afgelopen tijd zo ontwikkelt dat steeds meer applicaties ontwikkelt en gekocht zijn om de werkzaamheden te vereenvoudigen en efficiënter uit te kunnen voeren. Door het gebruik van applicaties kan er meer werk worden verricht dan “vroeger” in dezelfde tijd.

Vaak heeft een organisatie de beschikking over een lijstje met de aangeschafte applicaties, maar daar blijft het dan wel bij. Van bedrijf kritische applicaties weet men  dat ze belangrijk zijn, maar de onderliggende informatie waarom deze applicaties belangrijk zijn, ontbreekt. Door het maken van een design voor iedere applicatie binnen een bedrijf, krijgt u inzicht in:

-          Waar een applicatie voor dient;

-          Hoeveelheid licenties betreft het;

-          Waar de applicatie zich bevindt binnen het bedrijfsnetwerk;

-          Welke veiligheidsmaatregelen er genomen zijn met betrekking tot de data van de applicatie en waar deze zich bevindt;

-          Welke design-besluiten er genomen zijn om de applicatie op een juiste manier te laten werken binnen uw organisatie.

Binnen het applicatie design kan daarnaast een verkorte of uitgebreide RACI tabel opgesteld worden waarin wordt aangegeven wie waar verantwoordelijk voor is.


 

Applicatie landschap

Wanneer van alle applicaties een design is opgesteld kan men een applicatie landschap en een high level overview van alle applicaties maken. Dit geeft het benodigde inzicht en de knowhow die nodig is voor het bewerken van alle applicaties binnen uw bedrijf.

Op basis van deze applicatie designs kunt u een applicatie landschap (laten) opstellen waarin gedetailleerde informatie staat beschreven. U moet hierbij denken aan:

1.       Over wie de leverancier is

2.       Of een applicatie in productie is of niet meer wordt gesupport

3.       Wat de toekomst is van deze applicatie (moet er nog geïnvesteerd worden in de applicatie danwel dat het gebruik van de applicatie wordt stopgezet)

4.       Op welke wijze de applicatie wordt uitgerold (SaaS, PaaS of on-premise)

5.       Hoe de lifecycle wordt toegepast en door wie

6.       Of er op architectuurgebied een design is

7.       Of er een configuratie document aanwezig is.

 

RTO en RPO

Op het gebied van Back-up en Disaster Recovery kunt u in een landschap aangeven hoe u als bedrijf hiermee om wilt gaan voor de verschillende applicaties. Zo kan de keuze zijn dat er voor bepaalde applicaties een OTAP omgeving nodig is. In een landschap kan bijvoorbeeld ook worden aangegeven wat de RTO (Recovery Time Objective) en RPO (Recovery Point Objective) zijn van de applicaties en data.

 

High level overview

Een high level overview van bedrijfsapplicaties heeft als doel om de relaties tussen applicaties inzichtelijk te maken, zodat u in één oogopslag kunt zien welke impact een wijziging van applicatie A kan hebben op applicatie C omdat deze een onderlinge relatie met elkaar hebben. In de praktijk komt het namelijk vaak voor dat er een upgrade of nieuwe versie van applicatie A wordt geïnstalleerd waarbij vervolgens applicatie C de volgende dag niet meer werkt. Dat wilt u te allen tijde voorkomen.

Stap voor stap inzicht

De volgende stappen zullen genomen moeten worden om ervoor te zorgen dat applicaties inzichtelijk worden.

1)      Lijst samenstellen van alle aanwezige applicaties

2)      Aan de hand van de lijst applicatie designs opstellen

3)      Synchroon met stap 1 kan het applicatielandschap ingevuld worden waarbij er strategische keuzes voor applicaties genomen zullen worden op basis van BCDR en RTO/RPO maar ook of u vanuit het bedrijf of organisatie nadenkt over vervanging van applicaties.

4)      Na stap 1 en 2 kan er een High level overview gecreëerd worden zodat de onderlinge relatie(s) tussen de applicaties duidelijk worden.

 

Architectuur in beheer

Het is belangrijk dat -nadat dit allemaal in kaart is gebracht- er processen aangepast of gecreëerd worden om ervoor te zorgen dat bovenstaande drie documenten onderhouden blijven worden. Als algemene regel stel ik dat wanneer er een wijziging is ten opzichte van een applicatie en deze wijziging impact heeft op de infrastructuur, er een wijziging moet plaatsvinden in een applicatie design. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanpassen van de systeemeisen in het oorspronkelijke design  of het openstellen van een poort binnen de applicatie door een nieuwe functie.

Het advies

Het advies is om zodra er een nieuwe applicatie binnen een bedrijf of organisatie wordt aangekocht hier direct een design van te maken zodat de leverancier betrokken kan worden en van te voren weet welke consequenties deze applicatie heeft op de hele ICT omgeving, zodat nadien de juiste besluiten genomen kunnen worden.

Om met de stelling “Zonder plan geen kans” te bekrachtigen ben ik dan ook van mening dat u er bewust van moet zijn dat zonder gedegen plan, u altijd achter de feiten aanloopt. U moet niet alleen de juiste tools hebben. U moet ook een goed proces opgesteld hebben dat nageleefd wordt. Zonder tools en processen is elk plan gedoemd om te mislukken. Immer ‘winnaars hebben een plan, verliezers hebben een excuus’.

Heeft u vragen kunt u altijd contact met mij opnemen.

 

George de Vries,  Architect ICT Partners (06-39380783)

Sinds 1998 werkzaam in ICT waarbij ik me voornamelijk heb gespecialiseerd in Workspaces. Sinds een aantal jaren gespecialiseerd in architecturen en ontwerpen. TOGAF-gecertificeerd en toegepast bij verschillende organisaties. Van farmaceutische bedrijven tot managed service providers. Ik heb  voor deze bedrijven designs gemaakt op het gebied van applicaties, business, workspaces en datacenters.

Over de auteur

Meer informatie?

Wij helpen u graag verder

Met ruim 100 consultants zijn wij dagelijks bezig met het oplossen van complexe vraagstukken rondom werkplek, datacenter en beheer van uw ICT.

Deel dit artikel

Add comment